آیین نامه کار گروه های موسسه توحید ولایت

فصل اول: کلیات

1. هدف:

هدف از تدوین این دستوالعمل، تشریح نحوه تشکیل، شرایط و فعالیت کار گروه های مختلف به منظور دستیابی به مشارکت حداکثری اعضای گروه و همکاری و همفکری اعضاء در پیشبرد سیاست های کلی در جهت حفظ و صیانت از منابع و ارتقاء جایگاه کیفیت در انجام کارهای مربوطه خواهد بود.

2.دامنه کاربرد:

این آیین نامه در کلیه کار گروه ها و کمیته های تخصصی مربوطه نافذ و جاری می باشد.

3.تعاریف:

1-3-کار گروه: جمعی است متشکل از حداقل 5 نفر که هنگام تشکیل کارگروه بعنوان موسس معرفی می گردد و بر اساس ضرورت می تواند به هر تعداد افزایش یابد.

2-3-دبیر: مسئولیت تمامی کارگروه به عهده دبیر که به انتخاب اعضاء کارگروه در اولین جلسه تعیین می گردد.

3-3-کار گروه ها با موضوع حوزه فعالیت و ماموریت خاص که توسط موسسه یا هیات مدیره تعیین می گردد، تشکیل می شود.

هرکار گروه می تواند از تعدادی کمیته فرعی و تخصصی تشکیل شده باشد که جهت انجام هرچه بهتر مصوبات هیات مدیره، موارد مقتضی را برای اجراء به کمیته های مربوطه خود ارجاع نماید.

فصل دوم: فرآیند ها، نقشها و روشها:

4.شرایط و ظوابط انتخاب شوندگان:

متقاضیان عضویت در کارگروه های موسسه می بایست دارای سوابق تجربی و تخصصی مورد نیاز و همچنین دارای علاقه و روحیه انجام کار گروهی باشند.

تبصره: کار گروه ها می توانند بنا به ضرورت و در جهت تقویت کارگروه و کمیته های زیر مجموعه از کارشناسان یا نمایندگان سازمان ها و شرکت ها، عضو بپذیرد.

4-1-نحوه انتخاب اعضای کار گروه ها و کمیته های زیر مجموعه :

اعضای هر کارگروه به جهت علاقه و تخصص خود به فعالیت و مهارت در زمینه تخصص کار گروه از بین ثبت نام کنندگان توسط اعضای ستاد مدیریت (موسسه) در کارگروه های مربوطه انتخاب و عضو خواهند شد.

تبصره: عضویت اعضا در کار گروه ها به صورت داوطلبانه بوده و برای کلیه اعضای کارگروه ها حکم عضویت صادر شده و در سوابق موسسه درج می گردد.

4-2-شرایط انفصال از عضویت در کارگروه ها و کمیته:

درخواست کتبی عضو کارگروه و موافقت دبیر

بررسی گزارش عملکرد کارگروه و عدم حضور عضو درجلسات (در 3 جلسه متوالی ویا 5 جلسه غیر متوالی) به دلایل غیر موجه که تشخیص موجه بودن بر عهده دبیر کارگروه می باشد.

4-3- نحوه رای گیری و اخذ تصمیم در کارگروه ها و کمیته :

هرجلسه کار گروه و یا کمیته تخصصی با حضور نصف به علاوه یک عضو رسمیت می یابد.

مصوبات هر جلسه با رای اکثریت ( نصف+یک                         

مورد تصویب قرارگرفته و جهت اجرایی شدن و اخذ مصوبه در مورد کارگروه به هیات مدیره یا دبیرخانه موسسه و در مورد کمیته به کارگروه مربوطه ارجاع می گردند.

اعضاء در حیطه عمل و مسئولیت های مشخص شده در این آیین نامه، مجاز به تصمیم گیری بوده و در خارج از  این موارد مطابق سایر دستورالعمل ها و روش های اجرایی موسسه عمل خواهند شد.

4-4- شرح مسیولیت ها و وظایف عمومی کار گروه ها و کمیته ها :

کلیه کارگروه ها برای اجرای برنامه های عملیاتی سالیانه ( مصوبه هیات مدیره) در مواردی که نیاز به مصوبه هیات مدیره یا موسسه داشته و یا طبق اساسنامه در صلاحیت تصمیم گیری در حوزه هیات مدیره باشد، می توانند پیشنهاد خود را جهت اخذ مصوبه به هیات مدیره یا دبیرخانه موسسه اعلام نموده و هیات مدیره موظف است حق المقدور در اولین جلسه و حداکثر در دومین جلسه خود موضوع را بررسی و نتیجه آن را به کارگروه مربوطه جهت انجام اقدامات بعدی ارجاع نماید.

در پایان ماموریت ویا هردوره 3ماهه، کارگروه موظف به ارائه گزارش از شرح فعالیت ها و مصوبات و عملیات اجرایی و میزان دستیابی به اهداف خود، به موسسه می باشد که مسئولیت تهیه گزارش با دبیر کارگروه می باشد.

تعداد جلسات ماهیانه کارگروه بنا به تصمیم گیری در اولین جلسه و تایید اعضاء خواهد بود.

گزارشات ارائه شده بایستی شامل:

-تعداد کل جلسات کارگروه

-میزان حضور اعضای کارگروه

- تعداد مصوبات

- شرح مختصر مصوبات

-اعلام درصد مصوبات انجام شده و متوقف مانده

-علل توقف مصوبات

-تعداد ارجاع مصوبات ( جهت مطالعه و ارائه نظر کارشناسی) از سوی هیات مدیره به تفکیک ارجاع به کار گروه

-درصد پاسخگویی به ارجاعات هیات مدیره به تفکیک ارایه نتایج از سوی کارگروه

- جمع بندی گزارشات دوره ای  و ارایه آن به دبیرخانه موسسه جهت تکمیل گزارش عملکرد به هیات مدیره

5- موارد منبع اقدامات کارگروه:

الف) عقد قرارداد ویا مصوبه ویا هر نوع تفاهم با موسسات دولتی و خصوصی و یا مراجع بین المللی خصوصی یا دولتی

ب) واریز وجوه ویا تعهد پرداختی به کلیه موسسات دولتی و خصوصی داخلی و خارجی

ج) برگزاری جشنواره ها و یا همایش ها و یا دعوت جهت بازدید، بدون مصوبه دبیرخانه موسسه

د) ارتباط با رسانه ها و ارسال هرگونه اعلامیه، مقاله در قالب مصاحبه، سخنرانی و اطلاعیه.

6. شرح وظایف دبیر کارگروه:

جذب،حفظ،ترغیب و نظارت بر اعضای کارگروه

تعیین زمان برگزاری جلسات و دعوت اعضای کارگروه

تعیین دستور جلسات (به همراه زمانبندی مربوطه به بررسی هر دستور جلسه )مطابق برنامه عملیاتی مصوب دبیرخانه موسسه یا هیئت مدیره ویا پیشنهاد ارائه شده  از سوی اعضای کارگروه

برنامه ریزی (اولویت بندی ) و پیگیری مصوبات ارجاع شده از سوی دبیرخانه موسسه و یا هیات مدیره به کارگروه جهت بررسی و اجرا

انتقال نظرات و خط مشی هیات مدیره و یا دبیرخانه موسسه به اعضا کارگروه

دعوت از افراد متخصص و کارشناسان بیرون سازمان در حوزه های مختلف به منظور ارائه مشاوره

توزیع نسخه جلسات در موعد مقرر

نظارت بر برگزاری جلسات کارگروه بر اساس آیین نامه کارگروه

7.نظارت برکارگروه ها:

مسئولیت نظارت برعملکرد کارگروه ها و ارائه گزارشات تجمیعی دوره ای ،ابلاغ مصوبات و ارجاع آن، بر عهده دبیرخانه موسسه می باشد.

8.این آیین نامه در مورخه 1402/03/17 مورد تصویب کامل و اجماع کلیه اعضاء ستاد دبیرخانه موسسه توحیدولایت قرارگرفت و از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا می باشد.

                                                                                        ستاد اجرایی دبیرخانه

                                                                                          موسسه توحیدولایت